Klantverhaal · 3 min lezen
Samen met Bos Machines de basis gelegd voor FlowBOS
Hoe zorg je dat een nieuw systeem aansluit op het dagelijkse werk? Door samen naar de processen te kijken, keuzes te bespreken en stap voor stap te leren. Zo werkten we bij Nohou de afgelopen maanden met Teus Jan de Jong en zijn collega’s van Bos Machines aan de basis voor FlowBOS. Begin september sloten we dat traject af. Een moment om samen op te proosten.
Het werk als vertrekpunt
FlowBOS is een eigen maatwerksysteem waarmee Bos Machines de bestaande werkprocessen verder wil automatiseren. Het uitgangspunt is dat het systeem moet passen bij de mensen die ermee werken en de informatie die zij nodig hebben.
Jan Kees Hage van Nohou onderzocht hoe het proces binnen Bos Machines liep en waar ruimte was voor procesoptimalisatie. Welke stappen zijn nodig? Wat kan eenvoudiger? En waar kan automatisering helpen om het werk makkelijker te maken?
Op basis daarvan stelde Jan Kees de user stories op: concrete beschrijvingen van wat gebruikers in hun werk moeten kunnen doen. Die vormden het vertrekpunt voor de bouw van FlowBOS.
Iedere week samen aan het werk
William Kraaijeveld van Nohou begeleidde de heren van Bos Machines iedere week tijdens een gezamenlijke werksessie. Met behulp van AI-tooling werkten ze aan het systeem, probeerden ze mogelijkheden uit en bespraken ze waarom je bepaalde keuzes maakt.
Dat wekelijkse contact bood ruimte om kennis uit te wisselen en bestaande werkwijzen kritisch te bekijken. Zo gingen het ontwikkelen van FlowBOS en het begrijpen van de processen steeds samen op.
Ook tijdens de bouw bleef Jan Kees betrokken als reviewer. Hij keek mee met de ontwikkeling en beoordeelde die vanuit het proces en de opgestelde user stories.
Achter ieder scherm zitten keuzes
We hebben FlowBOS in de Azure-omgeving gebouwd. Een werkend scherm is een begin. Voor een systeem dat je dagelijks wilt gebruiken, moet ook achter de schermen veel goed geregeld zijn.
Denk aan beveiliging, gebruikersrechten en de opbouw van het systeem. Wie mag welke informatie bekijken of aanpassen? Hoe werken automatiseringen samen? En hoe blijft het geheel beheersbaar?
Ook de aansluiting op het bestaande ERP-systeem vraagt aandacht. Welke gegevens zijn leidend? Hoe houd je de informatie in beide systemen gelijk? En wat gebeurt er wanneer iemand iets wijzigt?
Die vragen maken duidelijk waarom het ontwikkelen van een eigen systeem verder gaat dan snel iets in elkaar zetten.
De mensen bepalen of het werkt
Minstens zo belangrijk is wat FlowBOS betekent voor de mensen die ermee gaan werken.
Bestaande werkwijzen verander je niet zomaar. Je moet samen begrijpen wat goed werkt, wat beter kan en hoe je een verandering in de praktijk vormgeeft. Een nieuw systeem moet het werk ondersteunen. Anders bestaat het risico dat het juist extra handelingen oplevert.
Door daar iedere week aandacht aan te besteden, werkten we aan zowel de basis van FlowBOS als de werkwijzen die daarbij horen.
Een mooie basis voor het vervolg
Begin september rondden we dit traject samen af. De basis voor FlowBOS ligt er, met gedeelde kennis over het systeem en de processen die het moet ondersteunen.
Dat vonden we een glas champagne waard.
Teus Jan en collega’s, bedankt voor jullie vertrouwen, inzet en de fijne samenwerking. We kijken uit naar het vervolg van FlowBOS.