Van mailbox en Excel naar één backoffice.

Veel mail, veel handwerk, veel Excel

Milder Supply Chain organiseert het transport van lege containers terug naar China. Achter iedere zending zit een nauwkeurig proces van aanvragen, boekingen, documenten, deadlines, inkoopfacturen en verkoopfacturen.

Tot voor kort verliep veel daarvan via e-mail. Medewerkers hielden daarnaast verschillende Excelbestanden bij en namen gegevens handmatig over. Dat werkte, maar vroeg veel aandacht en maakte het lastig om in één oogopslag te zien wat er vandaag moest gebeuren.

Eerst begrijpen hoe het werk echt loopt

We zijn niet begonnen met schermen of techniek. Eerst hebben we samen met de medewerkers het dagelijkse proces doorlopen.

Welke berichten komen binnen? Hoe weet je bij welk dossier een e-mail hoort? Welke gegevens worden overgenomen? Wanneer kan een dossier door naar de volgende stap? En welke deadlines mogen niet worden gemist?

Die praktijk werd de basis voor de nieuwe backoffice.

De werkdag op één scherm

Het dashboard laat direct zien wat aandacht nodig heeft: nieuwe berichten die gecontroleerd moeten worden, concepten die klaarstaan, dossiers waarvan de cut-off nadert en facturen die verwerkt of betaald moeten worden.

Waar de dag eerder begon in de mailbox, losse Excelbestanden en het hoofd van de medewerker, staat het werk nu overzichtelijk bij elkaar.

Minder zoeken en overtypen

Inkomende e-mails worden herkend als bijvoorbeeld een nieuwe boeking, dossierupdate of factuur. De applicatie zoekt het bijbehorende dossier en leest relevante gegevens uit.

De medewerker houdt de controle. Een voorgestelde dossier-match wordt pas verwerkt na bevestiging. Ook een leveranciersfactuur kan vanuit een e-mail direct aan het juiste dossier worden gekoppeld en als inkoopfactuur worden ingeboekt.

Van aanvraag tot verkoopfactuur

Ieder dossier volgt dezelfde route: van aanvraag en boeking via documentatie en finance naar afsluiting. Bij iedere stap hoort een duidelijke checklist. Daardoor is zichtbaar wat al is gedaan, wat nog ontbreekt en wie verder kan.

Ook het boekingsvoorstel wordt vanuit het dossier opgebouwd. Referenties, partijen, route, lading en containers staan klaar om te kopiëren of te exporteren. Aan het einde van het proces zijn ook de administratieve handelingen voor de facturatie op dezelfde plek geregeld.

Het werk kan ook onderweg door

De nieuwe werkwijze is niet gebonden aan een bureau met meerdere beeldschermen. Vanaf een iPad kan een medewerker eenvoudig iets controleren, bevestigen of doorzetten.

Dat maakt het werk minder afhankelijk van één plek. Zaken kunnen doorgaan wanneer iemand onderweg is of even niet achter de vaste computer zit.

Live — en dus tijd voor taart

Samen hebben we de complete backoffice gebouwd en ingericht. Niet als een systeem waar medewerkers zich aan moeten aanpassen, maar als ondersteuning van hoe het werk in de praktijk wordt gedaan.

Op 15 september 2026 ging de applicatie officieel live. Dat vierden we bij Nohou met taart, samen met Robert Milder en het team. Een mooi moment — vooral omdat er nu meer rust, overzicht en continuïteit in de dagelijkse operatie zit. En omdat onze collega William Kraaijeveld toevallig ook jarig was, was er die dag nóg een goede reden voor taart.